Einarbeitung digital gestalten
Neue Mitarbeitende sollen ihren Weg im Betrieb finden.
Digitales Onboarding ist die Lern- und Qualifizierungsseite der Einarbeitung: Ziele festlegen, Lerninhalte und Praxisaufgaben ordnen, Ansprechpersonen und Rückmeldung einplanen und den Fortschritt prüfen. Eine Software für Personalverwaltung oder Gehaltsabrechnung ist nicht gemeint.
Fachredaktion OneCampus Group · Stand der Informationen: 6. Oktober 2026 · Lesezeit: 5 Minuten
Ein digitales Onboarding gelingt, wenn der Betrieb zuerst festlegt, was neue Mitarbeitende nach der Einarbeitung selbständig können sollen, daraus Lerninhalte und Praxisaufgaben ableitet, Ansprechpersonen und Rückmeldung einplant, Zugänge und Lernzeiten organisiert und den Fortschritt regelmäßig prüft. Dann wird die Einarbeitung zu einem Lernweg. Wichtig ist, dass ein persönlicher Ansprechpartner erreichbar bleibt und Rückmeldungen an festen Punkten vorgesehen sind, damit digitale Inhalte den Kontakt im Team ergänzen und nicht ersetzen.
Ziele der Einarbeitung festlegen
Beschreiben Sie je Rolle, welche Aufgaben die neue Person nach der Einarbeitung selbständig erledigen soll, und in welcher Reihenfolge sie dahin kommt. Das Ziel ist die selbständige Anwendung, nicht das Abhaken von Terminen.
Halten Sie fest, was zuerst gebraucht wird und was später folgen kann. So entsteht eine Reihenfolge, die zu den Aufgaben passt und die neue Person nicht in den ersten Tagen mit allem zugleich belastet.
Lerninhalte und Praxisaufgaben strukturieren
Ordnen Sie die Inhalte nach Aufgaben: Wissen, das für eine Aufgabe nötig ist, steht kurz davor, die Praxisaufgabe direkt danach. Digitale Formate wie kurze Lerneinheiten, Videos oder Checklisten eignen sich für Wissen, das für alle gleich ist. Die Anwendung geschieht an echten Aufgaben mit Begleitung.
Kennzeichnen Sie je Baustein, ob er selbständig zu bearbeiten ist, gemeinsam mit einer Person aus dem Team oder in einer festen Gruppe. So weiß die neue Person, wann sie mit anderen lernt und wann allein.
Ansprechpartner und Feedback einplanen
Nennen Sie für jede Phase eine Ansprechperson, die Fragen beantwortet, und legen Sie fest, wann sie Rückmeldung zu Praxisaufgaben gibt. Kurze Gespräche zu festen Zeitpunkten geben der neuen Person früh Orientierung.
Eine Patin oder ein Pate aus dem Team kann die Führungskraft entlasten. Klären Sie vorab, wie viel Zeit dafür vorgesehen ist.
Zugänge und Lernzeiten organisieren
Prüfen Sie vor dem ersten Arbeitstag, ob Zugänge, Geräte und Konten bereitstehen. Fehlt ein Zugang, kann die neue Person die erste Lerneinheit nicht beginnen.
Planen Sie Lernzeiten verbindlich in den Arbeitstag ein und teilen Sie dem Team mit, dass diese Zeit zur Arbeit gehört.
Fortschritt prüfen und Inhalte pflegen
Prüfen Sie an den Aufgaben, ob die neue Person sie selbständig erledigt, und halten Sie das gemeinsam fest. Aus den Rückmeldungen erfahren Sie, welche Inhalte fehlen, welche zu lang sind und welche sich ändern müssen.
Die Tabelle zeigt ein Muster aus aufgabenbezogenen Phasen. Sie arbeitet bewusst nicht mit festen Tageszahlen, denn die Dauer bis zur selbständigen Anwendung hängt vom Betrieb, der Rolle und der Person ab. Tragen Sie Ihre eigenen Phasen und Prüfpunkte ein.
| Phase | Aufgabe, die möglich werden soll | Lernen und Praxis | Ansprechperson und Prüfpunkt |
|---|---|---|---|
| Ankommen | Zugänge nutzen, Team und Abläufe kennen | Kurze Einführung, Rundgang, Zugangsliste | Führungskraft: Gespräch, sind alle Zugänge da? |
| Erste Aufgaben | Standardfälle mit Anleitung bearbeiten | Lerneinheiten zu Produkten und Abläufen, Aufgaben mit Begleitung | Patin oder Pate: Rückmeldung zu den ersten Fällen |
| Selbständig im Standardfall | Standardfälle ohne Anleitung erledigen | Praxisaufgaben, Fallbesprechung im Team | Führungskraft: Prüfung an echten Fällen |
| Auch bei Sonderfällen | Besondere Fälle klären oder weitergeben | Vertiefung, Austausch mit Fachbereich | Führungskraft und Fachbereich: Gespräch zum nächsten Entwicklungsschritt |
Häufige Fragen
Inhalte, die für alle neuen Mitarbeitenden gleich sind und sich unabhängig von Ort und Zeit aufnehmen lassen: Zugänge und Abläufe, Produkt- und Prozesswissen, Regeln und Pflichtunterweisungen. Aufgaben mit Praxisbezug und Gespräche mit der Führungskraft ergänzen sie.
Beim ersten Tag, bei Rückmeldungen zu Praxisaufgaben und bei Fragen, die der Lernweg nicht vorsieht. Legen Sie fest, wer wann ansprechbar ist, und planen Sie kurze Gespräche zu festen Zeitpunkten ein. Digitale Inhalte ersetzen den Kontakt zum Team nicht.
Ein Anspruch auf Förderung der Einarbeitung folgt aus diesem Beitrag nicht. Ob für Ihre Situation Fördermöglichkeiten in Betracht kommen, hängt von der Person, der Qualifizierung und dem Zeitpunkt ab. Der Beitrag zur Qualifizierung neuer Mitarbeitender ordnet die Förderfragen ein.
Quellen und redaktioneller Prüfstand
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KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung
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https://www.kofa.de/mitarbeiter-finden-und-binden/mitarbeiter-weiterbilden/KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung
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