Personelle Nachfolge planen
Wissen und Verantwortung brauchen einen nächsten Menschen.
Es geht um die personelle Nachfolge für Fach- und Führungsrollen im Betrieb: wer eine Aufgabe künftig übernimmt, welches Wissen dafür weitergegeben wird und welche Qualifizierung dazwischen liegt. Um Unternehmensverkauf, Erbrecht oder Steuern geht es hier nicht.
Fachredaktion OneCampus Group · Stand der Informationen: 5. Oktober 2026 · Lesezeit: 5 Minuten
Unternehmen bereiten die personelle Nachfolge vor, indem sie zuerst die Rollen bestimmen, bei denen ein Wechsel absehbar ist, dann die Aufgaben und das kritische Wissen dieser Rollen erfassen und für die möglichen Nachfolgerinnen und Nachfolger Entwicklungsschritte planen. Wissensübergabe und Qualifizierung laufen parallel, solange die bisherige Rolleninhaberin oder der bisherige Rolleninhaber noch da ist. Ein rollenbezogener Plan hält Risiken und Annahmen fest.
Welche Rollen eine Nachfolge brauchen
Beginnen Sie mit den Rollen, bei denen die Übergabe absehbar ist oder bei denen ein Ausfall den Betrieb besonders träfe. Anlass kann ein Ruhestand sein, ein geplanter Rollenwechsel oder eine Elternzeit. Auch Rollen mit Spezialwissen, das nur wenige im Betrieb besitzen, gehören auf die Liste.
Halten Sie für jede Rolle fest, wann die Übergabe ansteht und wie viel Vorlauf bleibt. Der Vorlauf bestimmt, wie viel Zeit für Wissensübergabe und Qualifizierung zur Verfügung steht.
Aufgaben und kritisches Wissen erfassen
Beschreiben Sie, was die Rolle im Tagesgeschäft, in regelmäßigen Abläufen und in Ausnahmefällen tut, und welche Entscheidungen sie trifft. Besonders wichtig ist das Wissen, das nicht aufgeschrieben ist: Kontakte, Abläufe in Ausnahmefällen, Erfahrung mit Kundinnen, Kunden und Lieferanten.
Ein Gespräch mit der bisherigen Rolleninhaberin oder dem bisherigen Rolleninhaber, moderiert und mit Beispielen aus dem Alltag, macht dieses Wissen sichtbar. Halten Sie die Ergebnisse in einer Übergabeliste fest.
Geeignete Entwicklungsschritte planen
Vergleichen Sie die Aufgaben der Rolle mit den Kompetenzen der möglichen Nachfolgerinnen und Nachfolger. Aus dem Unterschied ergeben sich die Entwicklungsschritte: Aufgaben, die die Person schrittweise übernimmt, Schulungen und Praxisaufgaben.
Planen Sie mehr als eine Möglichkeit ein. Eine Rolle kann aufgeteilt werden, und eine Person kann in mehrere Rollen hineinwachsen. Für jede Person entsteht ein eigener Entwicklungsplan.
Wissensübergabe und Praxislernen organisieren
Wissen geht am besten über gemeinsame Arbeit weiter. Bewährte Formen sind Lerntandems, in denen beide Personen für eine Zeit gemeinsam Aufgaben übernehmen, Mentoring über einen längeren Zeitraum und moderierte Übergabegespräche.
Legen Sie fest, wann welche Aufgabe die Nachfolgerin oder der Nachfolger zum ersten Mal selbst übernimmt und wer dabei Rückfragen beantwortet. So wird aus der Übergabeliste ein Ablauf.
Bereitschaft und nächste Schritte prüfen
Prüfen Sie zu festen Terminen, welche Aufgaben bereits übernommen sind und welche noch nicht. Grundlage sind Beobachtungen und Gespräche der Führungskräfte. Eine Auswertung durch KI allein ersetzt diese Einschätzung nicht und bewertet keine Personen.
Die Tabelle zeigt den rollenbezogenen Nachfolge- und Qualifizierungsplan mit Risiken und Annahmen als Muster. Ersetzen Sie die Beispielwerte durch Ihre Rolle.
| Baustein | Beispiel | Ihre Eintragung |
|---|---|---|
| Rolle und Anlass | Leitung Kundenservice, Übergabe in 18 Monaten wegen Ruhestand | |
| Schlüsselaufgaben | Eskalationen entscheiden, Rahmenverträge betreuen, Team einsetzen | |
| Kritisches Wissen | Ausnahmeregeln in Rahmenverträgen, Ansprechpersonen bei Großkunden | |
| Mögliche Nachfolge | Stellvertretende Teamleitung; zweite Person für Rahmenverträge | |
| Entwicklungsschritte | Eskalationen gemeinsam entscheiden, Führungsbaustein, Vertragsgrundlagen | |
| Übergabeformen | Lerntandem, wöchentliche Übergabegespräche | |
| Risiken | Wissen liegt bei einer Person; Zeitdruck im Tagesgeschäft | |
| Annahmen | Rolleninhaberin steht bis zur Übergabe zur Verfügung; Freistellung für Schulungen möglich |
Häufige Fragen
Zuerst die Rollen, deren Ausfall den Betrieb am stärksten treffen würde und bei denen ein Wechsel absehbar ist, etwa wegen des Ruhestands, einer Elternzeit oder eines Rollenwechsels. Dazu gehören Rollen mit Spezialwissen, das nur wenige im Betrieb haben.
Der Plan hält für jede Schlüsselaufgabe fest, welches Wissen übergeben wird und welche Weiterbildung die Nachfolgerin oder der Nachfolger dafür braucht. Übergabe und Qualifizierung laufen im selben Zeitraum: Die Person lernt an der Aufgabe, während die bisherige Rolleninhaberin oder der Rolleninhaber noch da ist.
Nein. Der Plan ordnet Aufgaben, Wissen und Entwicklungsschritte. Die Besetzung einer Rolle legt der Betrieb im üblichen Verfahren fest; Einschätzungen zu Personen beruhen auf Gesprächen und Beobachtung durch Führungskräfte, nicht auf einer Auswertung durch KI allein.
Quellen und redaktioneller Prüfstand
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KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung
Aus der Praxis: Herausforderung Wissenstransfer meistern
https://www.kofa.de/personalarbeit/weiterbildung/praxisbeispiele-und-interviews/herausforderung-wissenstransfer/KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung
Wissensmanagement – Grundlage für den Unternehmenserfolg
https://www.kofa.de/personalarbeit/weiterbildung/weiterbildungsarten/wissensmanagement/
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