Kompetenzen beschreiben
Beschreiben Sie, was Ihre Teams können müssen.
Ein Modell der Kompetenzen hält fest, welche Aufgaben eine Rolle hat, welche Kompetenzen sie verlangt, woran Sie diese erkennen und auf welchen Niveaus sie vorkommen. Der Beitrag führt Schritt für Schritt zu einem Modell, das Sie für Weiterbildung und Planung nutzen können.
Fachredaktion OneCampus Group · Stand der Informationen: 6. Oktober 2026 · Lesezeit: 5 Minuten
Was Ihre Teams können müssen, beschreiben Sie in fünf Schritten: Sie bestimmen die Aufgaben und Rollen, beschreiben die dazu nötigen Kompetenzen konkret, formulieren beobachtbare Kriterien, unterscheiden sinnvolle Niveaus und nutzen das Modell anschließend in der Kompetenzmatrix und in der Lernplanung. Das Ergebnis ist eine gemeinsame Sprache für Führungskräfte, Beschäftigte und Personalentwicklung: Alle wissen, was in einer Rolle verlangt wird, woran man es erkennt und wie es sich weiterentwickeln lässt.
Aufgaben und Rollen bestimmen
Ein Kompetenzmodell beginnt bei der Arbeit, nicht bei einer Liste von Eigenschaften. Beschreiben Sie je Rolle die wichtigsten Aufgaben: was getan wird, für wen und mit welchem Ergebnis. Fünf bis acht Aufgaben genügen für den Anfang.
Wählen Sie zunächst Rollen, für die Sie Weiterbildung planen oder bei denen Sie Entwicklung steuern wollen. Ein Modell für alle Rollen auf einmal verzögert den Start.
Kompetenzen konkret beschreiben
Fragen Sie je Aufgabe, was jemand wissen und können muss, um sie gut zu erledigen. Fassen Sie ähnliche Anforderungen zu einer Kompetenz zusammen und geben Sie ihr einen Namen, den im Haus alle verstehen: „Kundenanliegen klären“, „Projekt planen“, „Daten auswerten“.
Trennen Sie fachliche Kompetenzen, die zur Aufgabe gehören, von überfachlichen wie Zusammenarbeit oder Selbstorganisation. Beide gehören ins Modell, werden aber unterschiedlich gelernt.
Beobachtbare Kriterien formulieren
Zu jeder Kompetenz gehört ein Kriterium: woran erkennt eine Führungskraft, eine Kollegin oder der Kunde, dass jemand die Kompetenz zeigt? Formulieren Sie es als Verhalten oder Ergebnis bei einer Aufgabe und wählen Sie ein Verb, das sich beobachten lässt, etwa „erstellt“, „erklärt“, „entscheidet“ oder „prüft“.
Vermeiden Sie Eigenschaften wie „engagiert“ oder „flexibel“. Sie lassen sich nicht überprüfen, und zwei Personen würden sie unterschiedlich bewerten.
Niveaus sinnvoll unterscheiden
Niveaus zeigen, wie selbständig und wie anspruchsvoll jemand eine Kompetenz anwendet. Drei bis vier Stufen genügen für den Anfang: unter Anleitung, selbständig im Standardfall, selbständig auch in schwierigen Fällen, andere anleitend. Mehr Stufen machen die Einschätzung schwer.
Beschreiben Sie jede Stufe mit dem Verhalten bei einer Aufgabe. Der Unterschied zwischen zwei Stufen soll für Außenstehende erkennbar sein.
Modell in Matrix und Lernplanung nutzen
Mit dem Modell können Sie Ihre Teams einschätzen: Wer zeigt welche Kompetenz auf welchem Niveau? Das Ergebnis ist die Qualifizierungsmatrix. Aus dem Unterschied zwischen Ist und Soll entsteht der Lernbedarf, den Sie in Weiterbildung und Praxisaufgaben übersetzen.
Die Tabelle zeigt ein Beispielrollenprofil mit Kompetenz, Kriterium und Niveau. Ersetzen Sie die Beispielwerte durch Ihre Rolle. Nächster Schritt ist die Matrix mit Ihren Teams, die der Beitrag zur Qualifizierungsmatrix beschreibt.
| Kompetenz | Beobachtbares Kriterium | Niveau 1: unter Anleitung | Niveau 3: selbständig auch bei Sonderfällen |
|---|---|---|---|
| Kundenanliegen klären | Fasst das Anliegen in eigenen Worten zusammen und stellt Rückfragen, bis es eindeutig ist | Klärt Standardanliegen mit Leitfaden | Klärt auch unklare Anliegen und benennt Alternativen |
| Fehler erklären | Beschreibt Ursache und nächste Schritte so, dass die Kundin oder der Kunde sie ohne Rückfrage ausführen kann | Nutzt vorbereitete Textbausteine | Passt die Erklärung an Vorwissen und Situation an |
| Fälle dokumentieren | Trägt Anliegen, Entscheidung und Zusagen vollständig im System ein | Füllt Pflichtfelder aus | Dokumentiert so, dass andere den Fall ohne Rückfrage übernehmen können |
| Mit dem Team abstimmen | Meldet Auffälligkeiten rechtzeitig an die Teamleitung | Meldet auf Nachfrage | Meldet von sich aus und schlägt Lösungen vor |
Häufige Fragen
Das Kompetenzmodell beschreibt, welche Kompetenzen eine Rolle verlangt und woran man sie erkennt. Die Matrix legt dieses Modell neben Personen oder Teams und zeigt, wer welche Kompetenz in welchem Niveau mitbringt. Das Modell kommt zuerst, die Matrix baut darauf auf.
Als Verhalten oder Ergebnis bei einer konkreten Aufgabe, das ein Dritter feststellen kann. „Kommunikationsstark“ ist ein Etikett, „erklärt Kundinnen und Kunden einen Fehler so, dass sie die nächsten Schritte ohne Rückfrage ausführen“ lässt sich beobachten.
So umfangreich, wie es die Aufgaben der Rolle verlangen, und so knapp, dass Sie es pflegen können. Ein Modell, das niemand aktualisiert, verliert seinen Nutzen. Beginnen Sie mit den Kompetenzen, die für die Qualität der Arbeit den größten Unterschied machen.
Quellen und redaktioneller Prüfstand
- Kategorie
- Personalentwicklung
- Stand der Informationen
- Redaktion
- Fachredaktion OneCampus Group
- Nächster regulärer Review
Ereignisbasierte Aktualisierungsauslöser
bei Änderungen der zugrunde liegenden Rechtslage, Förderbedingungen, Standards oder institutionellen Voraussetzungen; ansonsten nach dem festgelegten Prüfzyklus.
KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung
Weiterbildungsbedarfe ermitteln
https://www.kofa.de/personalarbeit/weiterbildung/bedarfe-erkennen-und-planen/weiterbildungsbedarfe-ermitteln/KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung
Laufbahnplanung
https://www.kofa.de/personalarbeit/weiterbildung/laufbahnplanung/
Der Beitrag dient der fachlichen Orientierung. Er ersetzt keine Rechts-, Förder-, Vergabe-, Steuer- oder Hochschulrechtsberatung.
Quellenstandard und Prüfprozess: Redaktion und Quellenstandard · Fehler oder veraltete Angabe gefunden? Hinweis an die Redaktion
Weiterführend
Weiterführende Einordnungen
Seite
Mitarbeitende weiterbilden und entwickeln
Ihr Team übernimmt neue Aufgaben? OneCampus klärt mit Ihnen den Lernbedarf und entwickelt passende Weiterbildung für den Arbeitsalltag.
Beitrag
Qualifizierungsmatrix für Unternehmen erstellen
Rollen, Kompetenzen, Niveaus und Bildungswege in einer Qualifizierungsmatrix abbilden – mit Aufbau, Beispiel und Governance.
Beitrag
Weiterbildungsbedarf im Unternehmen ermitteln
Methoden für HR und Fachbereiche: künftige Aufgaben beschreiben, Kompetenzlücken bewerten und Weiterbildungsbedarf priorisieren.
Nächster Schritt
Kompetenzen für Ihre Rollen beschreiben
Nennen Sie uns die Rollen, für die Sie Weiterbildung planen. Wir klären mit Ihnen Kompetenzen, Kriterien und Niveaus und legen Ihnen ein Modell als Arbeitsgrundlage vor.