Schulung planen
Was soll Ihr Team nach der Schulung anders können?
Eine Schulung gelingt, wenn Ziel, Teilnehmende, Format, Zeit und Nachweis vorab feststehen. Für HR, Teamleitungen und Geschäftsführung: ein Leitfaden von der Aufgabe bis zur Auswertung, mit einer Vorlage für den Schulungsplan.
Fachredaktion OneCampus Group · Stand der Informationen: 5. Oktober 2026 · Lesezeit: 6 Minuten
Unternehmen planen eine Schulung in fünf Schritten: Sie benennen das Ziel und die Teilnehmenden, wählen das passende Format, strukturieren Inhalte und Praxisaufgaben, legen Termine, Lernzeit und Begleitung fest und halten Ergebnisse und nächste Schritte schriftlich fest. Den Ausgangspunkt bildet die Aufgabe im Arbeitsalltag: Was sollen die Beschäftigten danach anders können, und woran erkennen Sie es? Eine Vorlage für den Schulungsplan führt Ziel, Verantwortung, Termin, Material und Nachweis in einer Tabelle zusammen.
Ziel und Teilnehmende klären
Formulieren Sie das Ziel als Fähigkeit im Arbeitsalltag: „Das Team bearbeitet Reklamationen mit dem neuen System selbstständig“ trägt weiter als „Das Team kennt das System“. Ein gutes Ziel nennt, wer was können soll und woran Sie es erkennen.
Klären Sie dann, wer teilnimmt und was die Personen schon mitbringen. Vorkenntnisse, Aufgaben und Lerngewohnheiten bestimmen Einstiegshöhe und Tempo. Eine kurze Abfrage vorab zeigt, ob eine Gruppe zusammenpasst oder in zwei Gruppen aufgeteilt werden sollte.
Das passende Schulungsformat
Das Format folgt dem Ziel. Wer ein Verfahren Schritt für Schritt vermitteln will, kommt mit einer Präsenz- oder Online-Einheit mit Übungen aus. Für Gewohnheiten und Gespräche eignen sich Übungsphasen mit Rückmeldung, für Wissen zum Nachlesen kurze digitale Einheiten, die jede Person im eigenen Tempo bearbeitet.
Berücksichtigen Sie Schichtbetrieb, Standorte und Arbeitszeiten. Ein Format, das die Teilnehmenden zeitlich nicht erreichen, bleibt ungenutzt, auch wenn der Inhalt gut ist.
Inhalte und Praxisaufgaben strukturieren
Gliedern Sie den Inhalt in Einheiten, die jeweils eine Teilfähigkeit aufbauen, und hängen Sie an jede Einheit eine Praxisaufgabe aus dem Arbeitsalltag. Die Aufgabe zeigt nach der Schulung, ob die Fähigkeit im Alltag ankommt, und gibt den Teilnehmenden einen konkreten Anlass zum Anwenden.
Legen Sie Material fest, das auch nach der Schulung nutzbar bleibt: eine Checkliste, ein Ablaufblatt, ein Beispiel. Es senkt die Hürde, das Gelernte beim nächsten Mal wieder aufzugreifen.
Termine, Lernzeit und Begleitung
Planen Sie die Lernzeit als Arbeitszeit ein und sprechen Sie sie mit den Führungskräften der Teilnehmenden ab. Verteilen Sie längere Inhalte auf mehrere kurze Termine mit Praxisphasen dazwischen, damit das Gelernte zwischendurch angewendet werden kann.
Benennen Sie eine Ansprechperson für Fragen während der Praxisphase. Das kann die Führungskraft sein, eine erfahrene Kollegin oder ein Kollege oder die Personalentwicklung.
Ergebnisse und nächste Schritte festhalten
Halten Sie nach der Schulung fest, was erreicht wurde: Teilnahme, Ergebnisse der Praxisaufgaben und Rückmeldungen der Teilnehmenden und ihrer Führungskräfte. Daraus ergibt sich der nächste Schritt, etwa eine Vertiefung, eine Wiederholung oder ein längerer Qualifizierungsweg.
Pflichtschulungen, die Gesetze oder Vorschriften verlangen, etwa zum Arbeitsschutz, folgen eigenen Vorgaben zu Inhalt, Turnus und Nachweis. Führen Sie sie in einem eigenen Teil des Plans, damit ihre Termine und Nachweise sichtbar bleiben.
Vorlage für den Schulungsplan
Die Tabelle zeigt einen Schulungsplan als Vorlage mit einem durchgängigen Beispiel. Übernehmen Sie die Spalten und tragen Sie Ihre Schulungen ein.
| Schulung | Ziel | Teilnehmende | Verantwortung | Termin | Material | Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Beispiel: Reklamationen mit neuem System | Team bearbeitet Reklamationen selbstständig | Kundenservice, 8 Personen | Teamleitung Kundenservice | Zwei Termine à 2 Stunden im Abstand von 2 Wochen | Ablaufblatt, Beispiel-Fälle | Zwei bearbeitete Fälle je Person |
| Ihre Schulung 1 | ||||||
| Ihre Schulung 2 |
Häufige Fragen
Ein Schulungsplan nennt das Ziel, die Teilnehmenden, das Format, den Termin, den Zeitumfang, die verantwortliche Person, das benötigte Material und den Nachweis. Die Vorlage weiter unten führt diese Angaben in einer Tabelle zusammen.
Eine Schulung vermittelt ein umrissenes Thema in kurzer Zeit, zum Beispiel den Umgang mit einer neuen Software oder ein Verfahren. Eine Qualifizierung baut über längere Zeit Fähigkeiten für eine neue Aufgabe oder Rolle auf und besteht aus mehreren Bausteinen mit Praxisphasen. Die Aufgabe bestimmt, welche von beiden passt.
Die Fachabteilung benennt den Bedarf und das Ziel, die Personalentwicklung organisiert Format, Termin und Anbieter, und die Führungskraft gibt die Zeit der Teilnehmenden frei und begleitet den Transfer. Tragen Sie die verantwortliche Person je Schulung in den Plan ein.
Quellen und redaktioneller Prüfstand
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- Personalentwicklung
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KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung
Weiterbildungsbedarfe im Unternehmen ermitteln
https://www.kofa.de/personalarbeit/weiterbildung/bedarfe-erkennen-und-planen/weiterbildungsbedarfe-ermitteln/KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung
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